Modèle certificat de destruction d`archives

Published by in Uncategorized on February 12th, 2019

Les États qui ont adopté la règle 1.15. a sous une forme quelconque comprennent: la destruction des registres devrait être irréversible. Cela signifie qu`il n`y a pas de risque raisonnable que les renseignements soient récupérés à nouveau ou que le dossier soit reconstitué. Le non-respect de la destruction totale des dossiers peut conduire à la divulgation non autorisée d`informations et à des violations potentielles de la Loi sur la protection des renseignements personnels 1998, qui oblige les offices publics à se conformer à douze règles de protection de l`information principes de protection des renseignements personnels. Commandez maintenant des sacs Secure destruction et conservez un approvisionnement dans votre bureau. La destruction des enregistrements numériques est différente de la destruction des enregistrements papier. En particulier, le simple fait d`appuyer sur «supprimer» ne signifie pas nécessairement que les dossiers sont complètement disparus. Bien que le lien utilisé pour y accéder puisse être supprimé, il peut toujours exister dans un magasin de données ou sur un serveur de l`organisation. En d`autres termes, la suppression d`un fichier ou le reformatage d`un disque dur peut ne pas toujours être adéquat.

Comme il est de plus en plus difficile et coûteux de détruire complètement un enregistrement numérique, les méthodes de «désinfection» des médias numériques ont été conçues pour aider les organisations à mettre en œuvre la destruction des enregistrements numériques. (Voir ci-dessous sous méthodes de destruction). De nombreux États ont modifié le délai de la règle 1.15. a du modèle. Si votre État fait partie de ceux qui ont adopté cette règle sous une forme ou une autre, la période indiquée est un guide extrêmement utile. Toutefois, il est essentiel de se rendre compte que le délai n`est pas un port entièrement sûr, car les considérations énumérées dans l`avis informel 1384 et d`autres orientations émises par l`État doivent également être pesées avant la destruction des dossiers. 8,7 destruction/élimination des renseignements sur la santé protégée formulaire connexe: exemple de certificat de destruction les directives les plus explicites sur la période de conservation des dossiers sont la règle 1,15 du modèle ABA, qui stipule à l`alinéa a qu`un avocat doit maintenir les registres des fonds du client “et d`autres biens” pendant une période postérieure à la résiliation de la représentation. La règle type met la période de temps à cinq ans, mais entre parenthèses, permettant aux États adoptant les règles types de modifier ce délai en conséquence. La règle de conduite professionnelle 4-100 (B) (3) de la Californie suit de près la règle 1.15 (a) du modèle et impose une période de rétention de cinq ans «après la distribution finale appropriée» de fonds ou de biens. Lorsque la disposition finale des dossiers est DESTROY, et que les enregistrements ont été conservés dans votre zone de bureau, il est approprié de placer le matériel dans les récipients de recyclage ou de poubelle de votre bâtiment. Il n`est pas nécessaire d`aviser les archives ou d`obtenir une autorisation supplémentaire. L`ANR approuvée est votre autorisation de détruire.

Si les enregistrements sont stockés au centre des enregistrements d`État, le ministère recevra un rapport deux fois par an demandant l`autorisation de détruire les boîtes qui ont respecté leur temps de rétention. L`achèvement du journal de destruction démontre la conformité avec le calendrier et la responsabilisation du ministère ou de l`unité. Pour les enregistrements papier, des bacs verrouillables «Wheelie» doivent être utilisés. Les dossiers doivent être transportés dans des véhicules totalement fermés et verrouillables (pour empêcher les dossiers tombant du dos des camions). Les enregistrements sensibles peuvent également être déchiquetés «en interne» avant d`être envoyés pour la Pulping. La décision de déchiqueter les dossiers devrait être incorporée dans les processus d`autorisation d`élimination de l`organisation (voir la section destruction autorisée ci-dessus). Disposition: destruction physique, dossiers de santé non confidentiels de l`information sur la santé protégée (PHI) se rapportent aux politiques de l`UW-Madison HIPAA. La Loi sur l`information et la responsabilisation en matière de santé (HIPAA) contient des exigences précises concernant l`élimination des renseignements sur la santé protégés (PHI).

© 1ο Δ.Σχ.Νεάπολης Ελένη Μπούσια